Como fazer a gestão de custos da produção agrícola

A administração de uma fazenda produtiva envolve vários fatores, desde o monitoramento climático, até o planejamento da safra, do transporte e de outras etapas da produção.

Todas essas decisões exigem escolhas racionais e utilização eficiente de diferentes recursos. Como consequência dessas ações, o agricultor tem um custo de produção, que também influencia no balanço final dos resultados da lavoura.

Por isso, assim como empresários de outros segmentos do mercado, o produtor também deve estar preparado para fazer a gestão de custos da sua fazenda. Afinal, somente com o gerenciamento eficiente da lavoura, ele poderá otimizar sua produção e aumentar seu lucro.

Mas como o agricultor pode fazer o gerenciamento financeiro correto da sua propriedade?

Antes de descobrir essa resposta, o primeiro passo é entender o que é, de fato, gestão de custos. Entenda abaixo!

Etapa essencial para o sucesso de qualquer negócio, a Gestão de Custos é o termo utilizado para, como o próprio nome indica, gerenciar as atividades relacionadas à saúde financeira da empresa.

Para isso, é necessário registrar, analisar e organizar informações relacionadas aos gastos, perdas, rendimentos, investimentos, entre outras despesas diretas, indiretas e fixas da empresa.

Com base nessas informações, o empresário, o gestor ou o setor responsável pelo cuidado com as finanças da empresa consegue administrar e organizar melhor o seu negócio.

Além disso, essas informações ainda podem ser utilizadas para traçar o planejamento estratégico ideal para o crescimento da empresa. Assim, fica muito mais fácil tomar decisões, melhorar o desempenho da produção e a lucratividade do negócio.

Para alguns, tudo isso pode parecer óbvio, mas a verdade é que a falta de um gerenciamento eficiente das finanças de diversos negócios, incluindo fazendas e demais integrantes do setor agrícola, ainda prejudica o funcionamento e o crescimento de várias empresas.

Por isso, é fundamental entender como esse gerenciamento funciona.

De modo geral, a gestão financeira de qualquer empresa deve se basear em cinco pilares:

1. detalhamento dos custos;
2. registro dos dados;
3. cálculo das despesas;
4. análise e planejamento;
5. controle do estoque.

Conheça os detalhes e características de cada um deles no próximo tópico.

O primeiro passo para uma boa gestão financeira é registrar todos os gastos da empresa. Porém, para fazer esse registro da forma correta, você precisa entender os diferentes custos que um negócio pode ter.

Os gastos de uma empresa podem ser classificados em quatro categorias diferentes, o que facilita a identificação e o registro das despesas. São elas:

Nesse grupo entram todas as despesas que estão claramente envolvidas na produção e nos serviços oferecidos pela empresa. E é justamente por isso que são mais fáceis de serem identificados, como pagamento de mão-de-obra e compra de insumos.

Envolvem todas as atividades que são necessárias à produção, mas que não estão diretamente envolvidas no processo. Gastos com seguro, combustível e contabilidade, por exemplo, entram nessa categoria.

São aqueles gastos que dependem da produção e comercialização dos produtos. Por isso, defendendo de diversos fatores, os valores finais podem sofrer variações que devem ser registradas. O gasto com transporte, compra de insumos, despesas administrativas e relacionadas à irrigação, por exemplo, fazem parte desse grupo.

Como o próprio nome indica, diz respeito às despesas que permanecem com o mesmo valor durante um longo período.

Porém, apesar de ser fixa, isso não significa que ela nunca vai mudar, mas indica que ela deve ser a mesma durante um longo período, o que facilita seu acompanhamento. Nesse caso entram o pagamento dos funcionários, gastos com aluguel e a depreciação de máquinas.

Para que os dados recolhidos sejam avaliados e utilizados como fontes de informações, eles devem ser registrados e organizados num local seguro e apropriado para isso.

Para isso, muitas empresas optam pelos registros tradicionais, como planilhas no Excel ou até registros em cadernos convencionais. No entanto, fazer todo o detalhamento de custos dessa forma pode ser demorado e ainda pode levar o gestor ao erro.

Afinal, as planilhas devem ser elaboradas da forma correta, permitindo, inclusive, a realização de cálculos para o planejamento das empresas.

Como os negócios estão ficando cada vez mais complexos, muitos empresários optam pelo uso de softwares de gestão. Além de ser fácil de utilizar, esse tipo de programa geralmente oferece outros recursos, como diagnósticos de dados e elaboração de relatórios.

Contudo, o produtor rural deve escolher esse tipo de software, já que nem todos são compatíveis com o registro de produção agrícola.

Por isso, nesse caso é fundamental investir em programas desenvolvidos especialmente para esse setor, como o Climate FieldView, que oferece várias funcionalidades além da gestão de custos.

Com base em todos os dados registrados anteriormente, o empresário ou agricultor deve realizar os cálculos dos custos totais da produção. A forma de calcular pode variar um pouco dependendo do setor.

Porém, em geral, todas seguem a mesma linha de raciocínio, como explicado nos próximos tópicos. Lembrando que softwares de gestão avançados podem fazer esses cálculos de forma automática.

Após registrar e calcular os dados da empresa, chegou a hora de analisar as informações. Nessa fase, é importante prestar atenção em todas as despesas do negócio, nos investimentos necessários para sua manutenção e expansão.

Além disso, todos esses números servem como base para o planejamento dos próximos passos do empresário ou agricultor. Assim, fica mais fácil saber como e quando investir, por exemplo.

A partir dos dados coletados, também é possível fiscalizar os gastos da empresa, identificar problemas, corrigir erros e até eliminar desperdícios. Isso também contribui para o planejamento eficiente de qualquer empreendimento.

Conhecer os pilares da gestão financeira é importante, mas não garante que o processo será feito com a qualidade e eficiência necessárias para a manutenção de um negócio. Para isso, a empresa também deve investir nos seguintes aspectos:

• Disciplina para registro, detalhamento e análise constante dos procedimentos financeiros;
• Atenção às oportunidades que podem levar o empreendimento a um crescimento saudável e sustentável;
• Estabelecer metas de crescimento;
• Investir em tecnologias que facilitam o processo, como o próprio software de gestão;
• Conhecer o negócio com profundidade, o que permite o detalhamento mais preciso de toda a cadeia produtiva da empresa.

Tudo o que foi explicado anteriormente faz parte do conhecimento básico sobre gestão estratégica de custos. Como é possível perceber, as orientações são importantes tanto para gerenciamento de fazendas, quanto para qualquer outro empresário que deseja crescer o seu negócio.

Diante da importância do tema, diversos autores já publicaram estudos e até livros com instruções sobre o tema. Além disso, algumas instituições também oferecem cursos específicos para orientar gestores e empreendedores a obterem sucesso em seus negócios.

Acontece que, geralmente, estes materiais ganham o nome ou utilizam o termo “Fundamentos da Gestão de Custos” em seu título, sinalizando o tipo de instrução que ele apresenta ao interessado.

Um dos materiais mais famosos sobre esse tema hoje é o curso gratuito sobre gestão oferecido pela FGV (Fundação Getúlio Vargas).

Esse curso apresenta os conceitos básicos referentes à gestão estratégicas de custos aplicáveis em negócios de quaisquer segmentos.

No entanto, por ser um material mais generalista, o ideal é que produtor tenha acesso a informações de gestão específicas para o mundo agro. Entenda melhor abaixo!

Diante da importância do monitoramento dos custos da produção agrícola, a CONAB (Companhia Nacional de Abastecimento) desenvolveu um documento especialmente sobre esse assunto.

O material fornece várias informações e orientações que facilitam o controle e o gerenciamento das áreas produtivas.

Embora não seja a única guia profissional sobre esse tema, esse guia da CONAB oferece várias instruções importantes ao agricultor, que podem ser consultadas para responder as perguntas abaixo.

Um dos passos mais importantes da gestão de custos na empresa é o detalhamento de custos. Porém, quando o assunto é gestão na agricultura, o produtor deve considerar outros fatores exclusivos do setor.

Por isso, de acordo com o CONAB, nesta primeira etapa o produtor deve ficar atento aos gastos relacionados aos itens abaixo:

• Máquinas e incrementos agrícolas;
• Benfeitorias, ou seja, obras ou serviços de manutenção e conservação da propriedade e seu maquinário;
• Insumos, como fertilizantes, defensivos, mudas e sementes;
• Irrigação;
• Seguro rural;
• Mão de obra e encargos sociais e trabalhistas;
• Juros dos recursos utilizados para custeio da lavoura;
• Gastos com transportes;
• Despesas administrativas.

Com base nos registros realizados na etapa de detalhamento, o produtor pode partir para a etapa de análise. Nessa etapa, é importante utilizar os custos e os preços de venda para fazer uma análise financeira da produção.

Os resultados dessa avaliação ainda permitem o estudo de outros parâmetros importantes sobre a lavoura, como índices de análise quantitativa e geração de vários indicadores. Assim, o produtor pode fazer estudos sobre análise de investimento, por exemplo.

Além disso, os dados sobre custos de produção permitem a avaliação da eficiência do sistema de cultivo adotado, uso de tecnologias e nível de produtividade agrícola. Esses dados ainda podem ser utilizados como base para elaboração de políticas públicas voltadas para a melhoria do setor agrícola.

Para otimizar ainda mais o gerenciamento de custos da fazendo, é importante que o agricultor utilize dicas de gestão rural.

Essas dicas facilitam não só a organização da fazenda, mas também possibilitando melhorias financeiras e melhores condições de trabalho aos funcionários.

Conheça as principais orientações sobre esse assunto, na lista abaixo:

• Registre todas as despesas de serviços e produtos utilizados na propriedade;
• Mantenha um controle detalhado sobre tudo que ocorre e é realizado na fazenda, como detalhes do controle de pragas e plantas daninhas que atingem a plantação;
• Faça o planejamento das finanças da propriedade, mantendo os dados organizados e o controle dos custos de produção. Assim, será mais fácil se preparar para as próximas safras;
• Faça o controle de produtos em estoque, especialmente de insumos agrícolas, como defensivos e fertilizantes. Afinal, caso não sejam adquiridos com antecedência, o produtor pode ter dificuldade de encontrar os produtos de sua preferência;/li>
• Fiscalize a execução de todas as atividades. Dessa forma, o agricultor poderá verificar se há alguma falha no planejamento ou se os problemas detectados são resultado da execução errada de algum processo realizado na lavoura.

Vale lembrar que, para facilitar esse processo de gestão e controle de gastos, o produtor também pode investir numa consultoria especializada para melhorar o gerenciamento de vários aspectos de sua propriedade, inclusive o financeiro.

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